2015/10/29

台灣主辦國際會議危機⎯會議公司

台灣主辦國際會議的危機⎯會議公司

會議公司的功能,並不是只有「拿報酬工錢來協助大會的會講籌備和完成」,而是應該「合理實際地評估財務收益」、「具有積極遊說贊助單位和募款的能力」和「讓主辦國際會議的學者不要死心,繼續為台灣國際化努力的觀念」。然而,個人今年參與三個國際會議的籌備,至今陸續結束,除了有一個較專業小型會議沒有委託會議公司,另外兩個找台灣會議公司協助的會議,都面臨數百萬的巨額虧損。主辦學會或主辦人除了會議籌辦的心力交瘁之外,會後更面臨無助無望的財務破洞。其實,這並不全是主辦人錯誤決策的錯。



這些會議在約二年前就找會議公司協助事前的評估,台灣會講公司的合約,都是訂在「無論損益,都立於不敗之地」的條件,所以,造成會議公司無心或有心對財務評估過於樂觀、沒有動機積極募款、沒有據實幫忙主辦單位踩煞車,自然種下失敗的惡果。其實,會講公司如果不斷消費主辦學會或主辦人的熱誠,讓主辦人死心、「學乖、不敢再碰國際會議」,台灣有能力、有熱誠、有國際影響力的學者很快就用完了,會講公司也將沒有前景,因為「能撈就撈的心態」,短期有利,但長期則自絕生路。

在國外,不同規模的會議公司有不同的合約方式,他們會主動去找學會合作,以個人現在擔任理事的「國際營養精神研究學會(International Society of Nutritional Psychiatry Research, ISNPR)」為例,由於近年急速壯大,舉辦兩次小型國際會議、更確定接下SCI的Nutritional Neuroscience期刊,主導更名為Journal of Nutritional Neuroscience and Psychiatry後作為ISNPR學會期刊。當我們釋出2017年要舉辦年會的消息之後,有兩家會議公司主動來接觸,帶來的都是「賠錢就不收費」的合約,其中一家是世界知名的公司,要求40%利潤,另一家為澳洲小型的公司,只要求15%利潤。他們最大的功能不是辦會議(那是基本功能),而是遊說贊助單位和募款的能力,募愈多,抽愈多。有能力招來國際會議的學者是寶貝,會議公司應該好好珍惜,「雙贏,才是會議公司最大的利益」。

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